Stand: 03.05.2022

1. Geltungsbereich

Die nachstehenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) für die Teilnahme an Veranstaltungen gelten für alle Vereinbarungen zwischen der UP Transfer GmbH an der Universität Potsdam (nachfolgend „UP Transfer GmbH genannt) und Personen oder Einrichtungen, die Leistungen im Zusammenhang mit Veranstaltungen in Anspruch nehmen, soweit sich nicht aus schriftlichen Abmachungen etwas anderes ergibt.

Geregelt wird insbesondere die Teilnahme an Veranstaltungen der UP Transfer GmbH unabhängig davon, ob diese Veranstaltungen von der UP Transfer GmbH eigenverantwortlich (Eigenveranstaltung), in Kooperation mit Partnern (Kooperationsveranstaltung) oder im Auftrag eines Dritten (Externe Veranstaltung) veranstaltet werden. Die AGB gelten ausdrücklich auch für den Fall, dass die UP Transfer GmbH das Teilnehmermanagement oder sonstige Leistungen im Auftrag externer Veranstalter realisiert.

Veranstaltungen im Sinne dieser AGB sind alle Veranstaltungen gleich welchen Inhalts, welcher Organisationsform, welchen Öffentlichkeitsstatus‘ oder welcher Zielstellung, an denen die UP Transfer GmbH in o.g. Art und Weise beteiligt ist. Dies können z.B. Tagungen, Kongresse, Kulturevents, Sportveranstaltungen, Konzerte, Empfänge, Workshops, Feierlichkeiten, Weiterbildungsveranstaltungen usw. sein. Die Veranstaltungen können dabei als Live- (in Präsenz), Hybrid- oder Digital-Veranstaltungen durchgeführt werden.

Teilnehmende/r im Sinne dieser AGB sind alle natürlichen oder juristischen Personen, die Veranstaltungsangebote aktiv oder passiv nutzen, die dazugehörigen Leistungen in Anspruch nehmen und daher ein entsprechendes Rechtsverhältnis mit dem Veranstalter bzw. seinen Erfüllungsgehilfen – ob entgeltlich oder unentgeltlich – eingehen. Dementsprechend können Teilnehmende z.B. Zuhörer, Zuschauer, Fort- und Auszubildende, Aussteller, Sponsoren, Dozenten, Künstler, Service- und Organisationspersonal, geladene Gäste usw. sein.

2. Teilnahmevoraussetzungen, Anrechnung von Vorqualifikationen

Sofern für die Teilnahme an Veranstaltungen der UP Transfer GmbH besondere Voraussetzungen bestehen, gehen diese aus den detaillierten Veranstaltungsankündigungen hervor. Die Erfüllung dieser Bedingungen sind Sache der/des Teilnehmenden; ihre Nichterfüllung kann die fristlose Kündigung des Vertragsverhältnisses durch die UP Transfer GmbH ohne Kostenerstattung und den Ausschluss von Haftungsübernahmen durch Versicherer nach sich ziehen, soweit deren Versicherungsbedingungen auf diesen Teilnahmevoraussetzungen beruhen oder auf diese bezogen werden können.

Soweit Veranstaltungsangebote die Möglichkeit der Anerkennung von Vorqualifikationen eröffnen, ist eine verbindliche Klärung darüber durch die/den Teilnehmende/n vor Veranstaltungsbeginn herbeizuführen. Gegebenenfalls erforderliche Nachweise sind durch die/den Teilnehmende/n zu erbringen.

3. Teilnahmevertrag und rechtsgültige Bestandteile des Vertrags

Der Teilnahmevertrag kommt i.d.R durch die Annahme bzw. Bestätigung der schriftlichen oder elektronischen Anmeldung der/des Teilnehmenden durch die UP Transfer GmbH zustande.

Mit der Anmeldung erkennt die/der Teilnehmende diese AGB, die spezifischen Teilnahmebedingungen und die Preise der jeweiligen Veranstaltung sowie die technischen und rechtlichen Richtlinien der UP Transfer GmbH bzw. des Veranstalters an.

Die Anmeldung bzw. der Teilnahmevertrag im Sinne dieser AGB kann auch in gleichwertiger Form z.B. als Ausstellervereinbarung, Sponsoringvereinbarung, Fortbildungsvertrag o.ä., zustande kommen und sich dabei auf diese AGB beziehen.

Die/der Teilnehmende kann spätestens bis zum Beginn der Veranstaltung verlangen, dass stattdessen ein Dritter, der die Teilnahmevoraussetzungen erfüllt, in die Rechte und Pflichten aus dem Vertrag eintritt. Für die im Vertrag vereinbarten Kosten und Gebühren haften die/der Teilnehmende sowie der Dritte als Gesamtschuldner.

Mit einer wirksamen Kündigungen des Teilnahmevertrages ist immer auch der Ausschluss von der Teilnahme an der Veranstaltung verbunden.

4. Zahlungspflichtige Veranstaltungen, Teilnehmergebühren

Soweit die Teilnahme an der Veranstaltung für die/den einzelne/n Teilnehmende/n mit einer Zahlungspflicht verbunden ist, gelten die folgenden Grundsätze:

Die/der Teilnehmende verpflichtet sich mit der Anmeldung, alle vereinbarten zahlungspflichtigen Leistungen fristgerecht zu zahlen. Die vereinbarten Preise schließen gegebenenfalls die gesetzliche Mehrwertsteuer mit ein. Die Teilnahmeberechtigung wird in jedem Fall erst durch die vollständige Zahlung der Teilnehmergebühren erworben.

Zu den Teilnahmegebühren im Sinne dieser AGB zählen auch Ausstellergebühren, Standgebühren, Sponsoringbeiträge o.ä.

Die UP Transfer GmbH ist nach erfolgter Bezahlung verpflichtet, die von ihr angebotenen sowie von der/dem Teilnehmenden bestellten Leistungen zu erbringen.

Die Höhe der Teilnehmergebühr und die Zahlungsmodalitäten sind vertraglich vereinbart. Bei Zahlungsverzug ist die UP Transfer GmbH berechtigt, die jeweils geltenden gesetzlichen Verzugszinsen zu verlangen.

Gebühren von Banken oder Finanzdienstleistern, die durch deren Nutzung, aber z.B. auch durch Auslandsüberweisungen, Scheckrückgaben, Rücklastschriften o.ä. entstehen, gehen zu Lasten der/des Teilnehmenden.

Werden nach Vertragsunterzeichnung Umstände bekannt, die die Kreditwürdigkeit der/des Teilnehmenden in Frage stellen, so ist die UP Transfer GmbH berechtigt, die gesamte Restschuld sofort fällig zu stellen sowie Vorauszahlungen und/oder bankübliche Sicherheitsleistungen zu verlangen.

Bei Veranstaltungen, die sich in mehreren Abschnitten (Zyklen) über einen längeren Zeitraum hinziehen, kann bei Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen der Teilnahmevertrag seitens der UP Transfer GmbH schriftlich fristlos gekündigt werden. Das Entgelt für den begonnenen Zyklus ist in jedem Fall in voller Höhe zu zahlen.

Ein durch die/den Teilnehmende/n zu verantwortendes Versäumnis von Veranstaltungen befreit nicht von der Zahlungspflicht.

5. Stornierungsregeln

Soweit nicht in der Veranstaltungsankündigung andere Stornierungsbedingungen und -fristen formuliert sind, gelten folgende Stornierungsregeln:

Bei jeder Stornierung durch die/den Teilnehmende/n wird eine einmalige Bearbeitungsgebühr i.H.v. 25,00 € ggf. zzgl. gesetzlicher MwSt. fällig.

Sollte die Anmeldung bis 30 Tage vor Beginn der Veranstaltung durch die/den Teilnehmende/n storniert werden, so werden 80% der Teilnehmergebühr abzüglich der o.g. Bearbeitungsgebühr rückerstattet. In allen anderen Fällen bleiben die finanziellen Verpflichtungen vollumfänglich bestehen.

Bei Veranstaltungen, die in mehreren Abschnitten (Zyklen) über einen längeren Zeitraum durchgeführt werden, beziehen sich die genannten Stornierungsfristen auf den Beginn der Gesamtveranstaltung, also den Beginn des ersten Zyklus. Die Stornierungsgebühren werden in diesem Fall allerdings lediglich auf die Teilnehmergebühr des ersten Zyklus berechnet.

Die Weiterberechnung von entstandenen Stornierungsgebühren Dritter (z.B. für Hotels, Tickets etc.) an die/den Teilnehmende/n bleibt vorbehalten.

6. Modifizierung von Leistungen

Die mit Abschluss des Teilnahmevertrages vereinbarten Leistungen dürfen durch die UP Transfer GmbH nur modifiziert werden, sofern das Veranstaltungsziel dadurch nicht beeinträchtigt und das Verhältnis von Preis und Gegenleistung insgesamt nicht zu Ungunsten der/des Teilnehmenden verändert wird. Von der UP Transfer GmbH zu vertretende Leistungsminderungen werden von der UP Transfer GmbH anteilig erstattet. Darüber hinaus gehende Ansprüche der/des Teilnehmenden bestehen nicht.

7. Mindestteilnehmerzahl, Absage und Ausfall von Veranstaltungen, Preisanpassungen

Die UP Transfer GmbH hat das Recht, bei zu geringer Beteiligung, bei Nichterreichen der genannten Mindestteilnehmerzahl oder wegen anderer zwingender Gründe (z.B. höhere Gewalt, Streik, Krankheit, Änderung gesetzlicher Rahmenbedingungen, globale Krisen, Kriegsereignisse, Katastrophen, Pandemieereignisse o.ä.) Zeit und Ort der Veranstaltung zu ändern, die Veranstaltung ganz oder teilweise abzusagen oder die Teilnahmegebühren anzupassen.

Sieht sich die UP Transfer GmbH aus diesen oder anderen triftigen Gründen gezwungen, die Veranstaltung nicht durchzuführen, kann die UP Transfer GmbH den Teilnahmevertrag ohne Einhaltung einer Frist außerordentlich schriftlich kündigen. Bereits entrichtete Entgelte für noch nicht in Anspruch genommene Veranstaltungsangebote werden in diesem Fall vollständig erstattet. Über die bis dahin absolvierten und nachgewiesenen Leistungen kann die/der Teilnehmende eine Bescheinigung verlangen.

Für den Fall des Ausfalls einzelner Veranstaltungsteile hat die UP Transfer GmbH dafür Sorge zu tragen, dass durch geeignete Ersatzangebote das Erreichen des Veranstaltungsziels insgesamt gewahrt bleibt.

Weitergehende Ansprüche der/des Teilnehmenden sind in den o.g. Fällen ausgeschlossen.


8. Teilnahmebedingungen

Die/der Teilnehmende unterliegt während der Veranstaltung inklusive Auf- und Abbauphase auf dem gesamten Gelände sowie in den genutzten Gebäuden dem Hausrecht des Veranstalters sowie dem Hausrecht des Eigentümers bzw. Betreibers des Veranstaltungsortes.

Alle Nutzungsregeln sind durch die/den Teilnehmende/n einzuhalten. Dies betrifft insbesondere die geltende Hausordnung, Hygiene- und Sicherheitsvorschriften, Schließordnungen, Lärmschutzmaßnahmen usw.

Darüber hinaus gelten die Teilnahmebedingungen sowie organisatorische, logistische und sicherheitsrelevante Festlegungen der jeweiligen Veranstaltung.

9. Einbringen von Gegenständen, Durchführung besonderer Aktivitäten, gewerbliche Nutzungen

Das Einbringen von Gegenständen im bzw. am Veranstaltungsort, die Durchführung besonderer Aktivitäten und die gewerbliche Nutzung während der Veranstaltung (einschließlich der Auf- und Abbauphasen) durch die/den Teilnehmenden bedarf grundsätzlich der schriftlichen Genehmigung durch die UP Transfer GmbH bzw. des Veranstalters sowie gegebenenfalls des Managements der Veranstaltungsstätte und der zuständigen Genehmigungsbehörden.

Zum Einbringen von Gegenständen zählt z.B. der Einsatz von Veranstaltungs- und Pyrotechnik, die Nutzung eigener Kabel und Stromverteilungen, das Einbringen von Dekorationsmaterial, das Aufstellen von Informationsequipment und Standbauten, jegliche Bestuhlung, die Bereitstellung von Cateringequipment usw. sowie der Anschluss an die dazugehörigen Schnittstellen (z.B. Strom, Wasser, Netzwerke, Audio-/Video usw.) des Veranstaltungsortes.

Für persönliche Gegenstände (z.B. Taschen, kleinere Koffer) und Kleidung sind keine gesonderten Genehmigungen notwendig, dafür werden i.d.R. Garderoben oder Abstellmöglichkeiten vom Veranstalter angeboten. Für die dort hinterlegten Gegenstände oder Kleidungsstücke wird grundsätzlich keine Haftung durch die UP Transfer GmbH übernommen.

Alle eingebrachten Gegenstände müssen den geltenden Sicherheitsvorschriften, insbesondere denen des Brandschutzes und der Unfallprävention, technischen Normen und ggf. hygienerechtlichen Anforderungen entsprechen. Dies gilt auch für private Gegenstände wie z.B. Ladegeräte von Smartphones.

Zur Durchführung besonderer Aktivitäten und gewerblicher Nutzungen gehören beispielsweise die Durchführung von Musikdarbietungen und Publikumsaktionen, das Feilbieten bzw. der Verkauf von Waren und Nahrungsmitteln, Promotion- und Marketingaktionen, das Auslegen von Werbeflyern, digitale und analoge Präsentationen usw.

Soweit behördliche Genehmigungen erforderlich sind, hat die/der Teilnehmende diese selbst und im eigenen Namen und auf eigene Rechnung zu beschaffen.

Für die Einhaltung aller geltenden Vorschriften und behördlicher Auflagen ist die/der Teilnehmende selbst verantwortlich und haftbar.

Die UP Transfer GmbH bzw. der Veranstalter sowie gegebenenfalls der Eigentümer bzw. Betreiber der Veranstaltungsstätte kann bei Bedarf die Vorlage einer geeigneten Versicherung für alle relevanten Risiken verlangen.

Die UP Transfer GmbH behält sich den Widerruf einer bereits schriftlich erteilten Genehmigung vor, wenn der Veranstaltungsablauf in erheblicher Weise gestört oder die Sicherheit gefährdet wird.

10. Nutzung digitaler Veranstaltungsformate und Netzwerkzugänge

Alle Punkte dieser AGB gelten sinngemäß auch für die Nutzung digitaler Veranstaltungsangebote.

Soweit ein Zugang zu örtlichen Netzwerken (z.B. WLAN-Anschluss am Veranstaltungsort) oder zu Online-Tools bzw. Online-Plattformen gewährt wird, gelten darüber hinaus auch die AGB und Nutzungsbedingungen der jeweiligen Anbieter oder Betreiber.

Persönliche Zugangscodes oder Kennwörter, die die/der Teilnehmende im Rahmen der Veranstaltungsteilnahme erhält, sind geheim zu halten, sicher aufzubewahren und dürfen generell nicht an Dritte weitergereicht werden. Die/der Teilnehmende haftet für den Missbrauch der Zugangscodes oder Kennwörter durch Dritte.

Ein durchgehend störungsfreier Zugang zur Veranstaltung über die elektronischen Medien kann nicht garantiert werden. Aufgrund technischer Probleme sind Einschränkungen des Zugangs möglich. Für mangelhafte technische Leistungen Dritter trägt die UP Transfer GmbH bzw. der Veranstalter keine Verantwortung. Ein Minderungsrecht der/des Teilnehmenden besteht daher in diesen Fällen nicht, es sei denn, der Veranstalter hat diese Mängel zu vertreten. Gleiches gilt für die Zugänge zu den örtlichen Netzwerken.

Die/der Teilnehmende hat jedwede Maßnahmen zu unterlassen, die dazu führen, dass Schadsoftware (z. B. Viren, Trojaner, Spyware etc.) in das digitale System des Veranstalters oder des Betreibers der Online-Plattform gelangt.

Bei der Nutzung einer von der UP Transfer GmbH bzw. vom Veranstalter im Rahmen der Veranstaltung angebotenen Chatfunktion darf die/der Teilnehmende bei der Eingabe von Nachrichten keine Rechte Dritter verletzen und keine diffamierenden, beleidigenden oder diskriminierenden Aussagen einstellen. Verstöße gegen diese Bestimmungen können zur Löschung der Nachricht und/oder zur fristlosen Kündigung des Teilnehmervertrags führen.

Soweit es sich um strafrechtlich relevante Nachrichten, Chateinträge oder Kommentare handelt, wird die UP Transfer GmbH diese in jedem Fall und unverzüglich zur Anzeige bringen.

Die UP Transfer GmbH bzw. der Veranstalter behält sich vor, für die jeweilige Veranstaltung weitergehende Regeln für die digitalen Nutzungen festzulegen (z.B. Sprachen, „Nettiquette“ usw.)

11. Leistungsstörungen und Haftungen

Die UP Transfer GmbH kann den Vertrag fristlos kündigen, wenn das Verhalten der/des Teilnehmenden während der Veranstaltung zu schwerwiegenden Störungen anderer Teilnehmender führt oder die Durchführung der Veranstaltung aus anderen Gründen massiv beeinträchtigt oder gefährdet wird. Der UP Transfer GmbH stehen in diesem Falle die im Teilnahmevertrag vereinbarten Gebühren und Kosten in vollem Umfang zu.

Bei Veranstaltungen, die sich in mehreren Abschnitten (Zyklen) über einen längeren Zeitraum hinziehen, betrifft die Gebühren- und Kostenpflicht der/des Teilnehmenden bei selbst verschuldeter, fristloser Kündigung durch die UP Transfer GmbH nur den aktuellen Zyklus. Mögliche Schadenersatzansprüche seitens der UP Transfer GmbH oder von Dritten bleiben davon unberührt.

Bei schuldhafter Nichterfüllung oder Vertragsverletzung durch die UP Transfer GmbH haftet diese maximal bis zur Höhe der vereinbarten Teilnahmegebühr. Die Geltendmachung höherer Schadenersatzansprüche gegenüber der UP Transfer GmbH ist damit ausgeschlossen.

Die UP Transfer GmbH haftet insbesondere nicht für die Leistungsfähigkeit und -bereitschaft sowie Mängel der Leistung von Dritten und deren Beauftragten, ebenso nicht für die Rechtzeitigkeit der Leistung dieser Personen oder sonstige Leistungsstörungen, die im Rahmen der Vertragsverhältnisse zu diesem Dritten auftreten.

12. Bild- und Tonaufnahmen von Teilnehmenden

Bei den Veranstaltungen werden unter Umständen Foto-, Ton- und Filmaufnahmen angefertigt, die in verschiedenen on- und offline-Medien veröffentlicht werden. Diese Aufnahmen sind mit der bildlichen Darstellung von anwesenden Personen verbunden. Eine Darstellung der Bilder bzw. Filme kann z.B. auf der Homepage, in Printmedien und über die Social-Media-Kanäle der UP Transfer GmbH bzw. des Veranstalters erfolgen.

Mit dem Eintritt am Veranstaltungsort in Präsenz bzw. dem Beitritt zu den Online-Veranstaltungsräumen erfolgt die Einwilligung der/des Teilnehmenden zur unentgeltlichen Veröffentlichung und Verbreitung in vorstehender Art und Weise und/oder zeitlich uneingeschränkten Speicherung und Zugänglichmachung des aufgenommenen Bild-, Ton- und Filmmaterials im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit des Veranstalters.

Die zum Zeitpunkt der Veranstaltung geltenden gesetzlichen Regeln zum Datenschutz und zum Schutz der Persönlichkeitsrechte werden in jedem Fall berücksichtigt. 

Sollte die/der Teilnehmende im Einzelfall nicht mit der Veröffentlichung von Bild-, Ton- oder Filmaufnahmen ihrer/seiner Person einverstanden sein, muss sie/er vor Beginn der Veranstaltung eine entsprechende Mitteilung an die UP Transfer GmbH bzw. den Veranstalter richten.

13. Institutionelle Vertragspartner

Für Verträge zwischen institutionellen Vertragspartnern und der UP Transfer gelten diese Geschäftsbedingungen sinngemäß.

14. Urheberrechte

Sämtliche von der UP Transfer GmbH überlassenen Unterlagen unterliegen dem Urheberrecht und dürfen ohne ausdrückliche und schriftliche Genehmigung nicht reproduziert werden. Sie dürfen insbesondere nicht unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt, verbreitet oder zu öffentlichen Wiedergaben verwandt werden.

15. Datenschutz

Alle personenbezogenen Daten werden nach den zum Zeitpunkt der Veranstaltungsdurchführung geltenden gesetzlichen Datenschutzregeln behandelt.

Die notwendigen Informationen dazu werden in den Veranstaltungsankündigungen, den Teilnahmebedingungen und/oder in der allgemeinen und ggf. einer speziellen Datenschutzerklärung der jeweiligen Veranstaltung beschrieben.

Bei der Anmeldung zur Veranstaltung wird regelmäßig das Einverständnis der/des Teilnehmenden zur veranstaltungsbezogenen Datennutzung eingeholt. Ohne die Zustimmung kommt ein Teilnahmevertrag nicht zustande.

16. Schlussbestimmungen

Abweichungen von den Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Veranstaltungen bedürfen der schriftlichen Zustimmung durch die UP Transfer GmbH. Einseitige Änderungen oder Ergänzungen durch den Teilnehmer sind unwirksam.

Allgemeine Geschäftsbedingungen der Teilnehmenden finden nur Anwendung, wenn dies vorher ausdrücklich schriftlich vereinbart wurde.

Werden diese AGB in eine Fremdsprache übertragen, ist bei Unklarheiten immer die deutsche Version der AGB ausschlaggebend.

Sollten eine oder mehrere Bestimmungen dieser AGB aus rechtlichen und/oder tatsächlichen Gründen unwirksam sein oder werden oder sollten sich die AGB als lückenhaft erweisen, bleibt die Wirksamkeit der AGB im Übrigen hiervon unberührt.

Die Vertragspartner eines unter diesen AGB abgeschlossenen Teilnahmevertrages werden sich bemühen, unwirksame Bestimmungen durch wirksame zu ersetzen, die den unwirksamen möglichst nahekommen und bestehende Vertragslücken unter Beachtung der Interessen beider Seiten zu schließen.

Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist – auch für Scheck- und Wechselstreitigkeiten - Potsdam.

Erfüllungs- und Zahlungsort ist Potsdam.